Für die Projektphase haben sich 220 Hochschulen beworben. Davon sind 142 Hochschulen durch die Expertenjurys zur Förderung empfohlen und durch den Projektträger bewilligt worden. Auf die davorgeschaltete Konzeptphase hatten sich 196 Hochschulen beworben. Dort wurden 192 Vorhaben bewilligt.
Im Rahmen der Förderung besteht die Anforderung, die Maßnahmen im Sinne einer Anschubfinanzierung zu finanzieren. D.h., die Instrumente, Maßnahmen, Stellen sollen im Idealfall nach Ablauf der Förderung weiterhin Bestand haben und fortgeführt werden, da ansonsten eine Förderung nicht möglich wäre. Es ist somit notwendig, ein Konzept zu entwickeln, das die Verstetigung der Maßnahmen beinhaltet. Das „Geschäftsmodell“ sollte individuell auf die jeweiligen Rahmenbedingungen der Hochschule zugeschnitten sein. Denkbar sind:
Die Kennzahlenberichterstattungen (Stichtage: 30.06. und 31.12.) ersetzen den Zwischenbericht. Zum Jahreswechsel ist nur der (zahlenmäßige) Zwischen-NACHWEIS erforderlich. Allerdings muss nach ca. 2 Jahren ein Fortschrittsbericht für die Zwischenevaluation abgegeben werden.
Das Handbuch EXIST-Potentiale steht unter: https://www.exist.de/DE/Service/FAQ/inhalt.html
zum Download zur Verfügung.
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Der Projektträger kommt auf die Hochschulen zu und fragt Terminslots an. Gern können Sie auch pro aktiv Gesprächstermine vorschlagen.
Ein Statusgespräch pro Jahr ist (mindestens) vorgesehen. Die Gespräche sollten für Mai/Juni/Juli terminiert werden, um auch die Kennzahlen besprechen zu können.
Die Möglichkeit einer ausgabenneutralen Laufzeitverlängerung befindet sich in Klärung. Hier ist eine Grundsatzentscheidung des BMWK erforderlich. Derzeit ist noch keine Entscheidung gefallen, dies wird erst nach der Bewertung des Fortschrittsberichts geklärt und dann in der Verwaltungspraxis EXIST-Potentiale festgehalten. Da es sich um eine Einzelfallentscheidung pro Vorhaben handelt, bietet es sich an, die Projektbetreuer/-innen/Ansprechpartner/-innen des Vorhabens beim Projektträger im Rahmen der Zwischenevaluation anzusprechen.
Kassenmäßig bereitgestellte Mittel je Haushaltsjahr (siehe dazu Gesamtfinanzierungsplan) müssen zum Kassenschluss (i.d.R. Anfang Dezember) vollständig über eine Zahlungsanforderung abgerufen werden.
Optional kann der gewünschte Zahlungstermin auf den letzte Auszahlungstag der Bundeskasse im Jahr (i.d.R. 30.12.) gelegt werden. Damit besteht die Möglichkeit, Restmittel aus dem alten Haushaltsjahr im neuen Haushaltsjahr innerhalb der sechswöchigen Frist auszugeben (siehe auch 8.5 ANBest-P). Ein eventueller Restbetrag aus dem Kassenbestand ist unter Angabe des Kassenzeichens (bitte beim zuständigen PtJ Bearbeiter anfordern) zurückzuzahlen.
Anhand eines zahlungsbegründenden Dokuments (Zahlungsanforderung) erfolgt im Laufe des neuen Jahres die Wiederauszahlung. Bitte achten Sie darauf, die Wiederauszahlung zeitnah innerhalb der ersten Jahreshälfte zu beantragen.
Auszug-8.5 ANBest- P „Eine alsbaldige Verwendung der Mittel liegt im Anforderungsverfahren jedenfalls nicht vor, wenn die Mittel nach Ablauf von mehr als sechs Wochen nach Auszahlung für fällige Zahlungen verbraucht werden."
=> Es gilt das Eingangsdatum der Auszahlung auf dem Konto des Zuwendungsempfängers.
Bei geringfügigen Änderungen des Ausgaben (innerhalb von 20 %) ist keine Beantragung der Änderung der Haushaltsdaten notwendig. (Siehe auch 1.2 ANBest-P)
Eine Ausnahme davon bildet die Position 0850 (Geräteliste), da die Liste der Gegenstände ein Bestandteil des Zuwendungsbescheides ist.
Unberührt davon bleibt die Mitteilungspflicht (5. ANBest-P) gegenüber dem Projektträger bzw. der Betreuer des Vorhabens. Abweichungen, Änderungen sind anzuzeigen.
Nein, allerdings besteht eine Mitteilungspflicht (gem. der betreffenden Nebenbestimmungen zum Vorhaben; ANBest-P oder NKBF98): Info an PTJ, ggf. zur weiteren Abstimmung.
Sofern der Ansatz um mehr als 20 % überschritten wird, ist ein Antrag auf Änderung des Gesamtfinanzierungsplanes zum Vorhaben erforderlich.
Dies kann als formloser schriftlicher Antrag oder über profi-Online (HH-Datenänderung) erfolgen. Beides muss rechtsverbindlich unterschrieben an den PtJ gesendet werden. Es ist empfehlenswert, im Vorfeld Kontakt zu den Ansprechpartner/-innen beim PtJ aufzunehmen.
Eine tabellarische Übersicht (Mustervorlage „Umwidmung“) ist den Download-Unterlagen beigefügt.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Projekt angestellt sind, sind während der Vorhabenlaufzeit förderfähig. Zur kostenneutralen Laufzeitverlängerung: siehe Antwort oben.
Sollte eine kostenneutrale Laufzeitverlängerung zu einem späteren Zeitpunkt (rechtsverbindlich) genehmigt werden, können auch die Projektausgaben angepasst und die Projektmitarbeitenden entsprechend der neuen Projektlaufzeit abgerechnet werden.
Grundsätzlich ja, wenn sich die Beschäftigten in einer weiteren anteiligen Anstellung an der Hochschule befinden. Auf Stundennachweise kann verzichtet werden, wenn die Zeiterfassung elektronisch erfolgt oder die Hochschule die anteilige Beschäftigung bestätigt. Diese Bestätigung ist zur Dokumentation den Personalunterlagen beizufügen.
Ja, sofern die Auszahlung der Jahressonderzahlung noch innerhalb der Vorlagefrist zum Verwendungsnachweis erfolgt ist.
Allerdings sind die Jahressonderzahlungen nur anteilig für die Projektlaufzeit förderfähig. Ebenso sind nur Ausgaben, die innerhalb der Projektlaufzeit verursacht wurden, förderfähig.
Zuwendungsrechtliche Regelung des Verursachungsprinzips in der Projektförderung. Die Zwölftel-Regelung gilt.
Nein, die Mieträume sind der von der Hochschule zu stellende Grundausstattung zuzurechnen. Eine Ausnahme sind Räume, die zur Repräsentation oder als Besprechungsräume für Projekttreffen angemietet wurden, wenn das Vorhaben an verschiedenen Örtlichkeiten stattfindet (z.B.: Verbundvorhaben). Voraussetzung hierbei ist: die Räume dafür sind nicht an der Hochschule vorhanden.
Ja, das ist korrekt.
Sofern es sich um die Vergabe eines Auftrags zur Programmierung einer Software handelt, sind die Ausgaben der Pos. 0835 (AZA) zuzuordnen.
Wird die Software beschafft/gekauft, gehören die Ausgaben bei einem Beschaffungswert >800 € in die Pos. 0850 oder bei <800 € in die Pos. 0831.
Wird die Software für die Projektlaufzeit gemietet, erfolgt die Abrechnung anteilig unter 0834.
Ersatzbeschaffungen sind nicht förderfähig, Reparaturen sind in Ausnahmefällen förderfähig (Einzelfallentscheidung des Projektträgers). Ersatzbeschaffungen ersetzen defekte Investition (unabhängig von der Position), die in der Regel vorher beschafft und nun wegen eines Defekts ersetzt werden müssen. Ein typisches Beispiel ist ein defektes Notebook.
Grundsätzlich sind in EXIST-Potentiale vorhabenbezogene Ausgaben, die nicht der Grundausstattung zuzurechnen sind, förderfähig. Allerdings sind Luxusausstattungen nicht das Ziel der Förderung. Die Entscheidung zur Anschaffung wird einzelfallbezogen durch den PTJ getroffen. Dabei wird die Notwendigkeit der Anschaffungen hinsichtlich der Umsetzung und Zielerreichung des Vorhabens bewertet.
Nein, auch für Coworking-Spaces o.ä. sind diese Ausgaben nicht förderfähig, da sie keinen elementaren Einfluss auf das Erreichen der Ziele des Projektes haben. Diese Art von Ausstattung ist daher eher ein Fall für Sponsoring durch Dritte.
Der konkrete Bezug zu einem Arbeitspaket und der Nutzen der Einladung muss erläutert/dargestellt werden. Die Aufwandsentschädigung sollte angemessen sein und sich an der Honorarregelung der AZA Richtlinie orientieren. Die Reisekosten können, unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes übernommen werden.
Vorauszahlungen sollten nur bei entsprechender Referenz des Auftragnehmers vorgenommen werden. Die Höhe kann sich nach den jährlich zu erbringenden Leistungspaketen richten und sollte 50 % der im Jahr geplanten Summe nicht übersteigen. Vorauszahlungen bitte im Einzelfall mit dem Projektträger abstimmen.
Ja, das ist korrekt.
BMWK-AZA Richtlinie: „Bei Verträgen mit Honorarvergütung im Rahmen des Vorhabens darf in Anlehnung an die §§ 9-11 des Gesetzes über die Vergütung von Sachverständigen, Dolmetscherinnen, Dolmetschern,
Übersetzerinnen und Übersetzern sowie die Entschädigung von ehrenamtlichen Richterinnen und ehrenamtlichen Richtern, Zeugen und Dritten (JVEG) ein Stundensatz von 50 bis 85 € veranschlagt werden.
Die Höhe des Stundensatzes ist zu begründen."
Fazit: Das bedeutet im Rahmen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, sind angemessene Honorare zu bevorzugen. Höhere Honorarsätze sind im Einzelfall zu begründen.
(Hinweis: die kursive Schrift verweist auf die beiden verschiedenen BMBF- und BMWK-AZA-Richtlinie.)
Ja, projektbezogene Weiterbildungskosten sind zuwendungsfähig.
Es ist IMMER die restriktivere Regelung anzuwenden.
Das bedeutet in diesem Fall, dass für die Beschaffungsstelle die Grenze von 25.000 € gilt und nicht die Landesvorgabe 100.000 €.
Der Auftragswert richtet sich nach dem Netto-Gesamtbetrag, daher sind im beschriebenen Fall Angebote einzuholen. Das ist auch sinnvoll bei der Berücksichtigung von Skonto - die Angebotshöhe könnte sich aufgrund der Anzahl der Geräte ändern (Rabatt). Bei Auftragsvergabe von mehreren Dienstleistungen an einen Auftragnehmer ist ebenfalls ein Gesamtangebot vorzulegen. Gesplittete Aufträge oder Kettenaufträge sind unzulässig, weil hier das Vergaberecht umgangen werden könnte.
Wenn hochschulinterne Rahmenbedingungen restriktiver sind als die im Zuwendungsbescheid genannten, dann sind die hochschulinternen Rahmenbedingungen anzuwenden.
Andernfalls gelten die restriktiveren Vorgaben aus dem Zuwendungsbescheid bzw. auf Bundesebene.
Die Vorlage für einen Vergabevermerk sollte die Hochschule zur Verfügung stellen bzw. müsste an den zuständigen Stellen angefordert werden können. Im Handbuch für EXIST-Potentiale ist auf Seite 59 eine Checkliste für eine Vergabe dargestellt.
Wenn Rahmenverträge an Hochschulen mit Dienstleistern bzw. Lieferanten abgeschlossen sind, dann können diese für Anschaffungen genutzt werden.
Die wirtschaftliche und sparsame Verwendung der Zuwendungsmittel über Rahmenverträge ist entsprechend zu dokumentieren.
Ja, wenn ein externer Anbieter die Veranstaltung im Rahmen eines Auftrags organisieren und durchführen soll.
Qualitativ wird sich der Prüfmaßstab in der Zwischenevaluation im Sinne der Programmphilosophie durch pandemiebedingte Auswirkungen nicht grundsätzlich ändern. Coronabedingte Änderungen oder Verzögerungen (verzögerte Einstellung von Mitarbeitern, Schwierigkeiten in der Umsetzung von Arbeitspaketen, Nicht-Erreichen von einigen Kennzahlen) können hinsichtlich der Zielerreichung des Vorhabens berücksichtigt werden. Im Fortschrittsbericht sollten diese Auswirkungen beschrieben und Maßnahmen zur Korrektur dargestellt werden. In der Zwischenevaluation wird dies im Rahmen von Einzelfallentscheidungen berücksichtigt.
Hinweis auf Bekanntmachung des BMWK vom 08.07.2020; gültig bis max. 31.12.2021
"Verbindliche Handlungsleitlinien für die Bundesverwaltung für die Vergabe öffentlicher Aufträge"
https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Downloads/H/handlungsleitlinien-vergr-corona.html
Ja, das ist korrekt.
Anwendung findet hier das Bundes- oder Landesreiskostengesetz.
§2 Abs.2 Bundesreisekostengesetz: „Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung, es sei denn, die Dienstreise beginnt oder endet an der Dienststätte."
Die Nutzung eines Dienstwagens ist zu begründen. Es ist eine Kosten-Nutzen-Rechnung im Vergleich zur Nutzung anderer Verkehrsmittel vorzulegen. Ist die Begründung schlüssig, können Kilometerpauschalen abgerechnet werden.
(Siehe auch Bestimmungen aus dem Bundes- oder Landesreisekostengesetz dazu)
Bei Dienstreisen kann auch Tagegeld gezahlt werden. Die Zahlung und deren Höhe ist abhängig von der Dauer der Dienstreise.
(Siehe auch Bestimmungen aus dem Bundes- oder Landesreisekostengesetz dazu)
In Position 0850 werden Gegenstände über 800,00 € netto im Einzelpreis erfasst. Die Gegenstände sind mit Anzahl und Einzelpreis anzugeben.
Hier kann der Einkaufswert abzüglich der Abschreibung angesetzt werden (Restbuchwert im Anlagevermögen).
Im Regelfall legt die Hochschule den Preis fest.
Eine GbR ist ein Unternehmen, sofern es eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt.
Mit weniger als 10 Beschäftigten und max. 2 Mio.€ Jahresbilanzsumme erfüllt eine GbR auch die Kriterien für ein Kleinstunternehmen (KMU Definition der EU).
Hierbei sind ggf. auch verbundene Unternehmen zu berücksichtigen.
Demzufolge kann die Übertragung von Geräten oder IP über die De-minimis Regelung auch bei einer GbR angewandt werden.
Siehe auch: Definition des Begriffs Unternehmen in der De-minimis-Verordnung (VO (EU) Nr. 1407/2013). Start-ups sind in der Regel KMU.
Der Leitfaden EXIST-Potentiale führt hierzu aus: „Der Eigenanteil der Hochschule kann durch pro-jektbezogene Sach- und Personalausgaben, die aus hochschulinternen Mitteln finanziert werden, erbracht werden. Wie der Eigenanteil verwendet wird, muss aus der Ausgabenübersicht hervorge-hen. Die Berücksichtigung des Eigenanteils orientiert sich an den zuwendungsfähigen Ausgaben.“
Das bedeutet konkret: Mindestens 10 % der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben sind als Eigenanteil aufzubringen. Der erforderliche Eigenanteil an den zuwendungsfähigen Ausgaben kann in Form von Geldleistungen und/oder geldwerten (unbaren) Leistungen als Eigen- oder Drittmittel erfolgen. Bei geldwerten Leistungen handelt es sich um eine Finanzierung ohne Geldfluss (z. B. Wert unbarer Eigenleistungen / Arbeitszeitanteil von anderweitig finanziertem Personal).
Der Wert der unbaren Leistungen ist sowohl im Antrag wie auch im Verwendungsnachweis als fikti-ve Ausgabe und als Eigenmittel darzustellen.
Die Hochschulen erklären mit Antragstellung, dass der 10%-ige Eigenanteil aufgebracht werden kann. Private Hochschulen reichen zusätzlich folgende Unterlagen mit ein (HR/Vereinsregister; Jahresabschluss des letzten Jahres; Lfd. Wirtschaftsplan/BWA).
Die Erbringung des Eigenanteils in Höhe von 10% ist laut Richtlinie festgeschrieben.
Die Förderquote beträgt 90%. Eine wechselnde Förderquote kommt nicht zur Anwendung.
Mit den Zwischennachweisen ist der Eigenanteil in Höhe von 10% in Spalte 15 anzugeben. Erst mit Vorlage des Verwendungsnachweises ist der erbrachte Eigenanteil separat aufzulisten. Die Zuordnung der Ausgaben muss eindeutig vorhabenbezogen sein. Das kann über die Kostenstellen des Vorhabens erfolgen oder auch Einrichtung einer separaten Kostenstelle, die dem Vorhaben eindeutig zuzuordnen ist.
Im Zwischen- und Verwendungsnachweis sind BITTE genau 10 % Eigenanteil auszuweisen. Eine wechselnde Förderquote ist bei EXIST-Potentiale nicht vorgesehen.
Sofern die Vorsorgepauschale kassenmäßig belegbar als Ausgabe gezahlt wird, kann diese vergleichbar zum SV AG Anteil abgerechnet bzw. als Eigenanteil anerkannt werden.
Die Ausgaben müssen buchungsmäßig während der Projektlaufzeit erfolgt und belegt sein.
Erfolgt die Rückstellung/ Sammelrückstellung erst später, sind die Ausgaben für das Projekt nicht zulässig bzw. können nicht als Eigenanteil anerkannt werden.
Der Eigenanteil kann sich aus Eigenmitteln und Mitteln Dritter zusammensetzen. In diesem Fall ist der Eigenanteil gleich den Eigenmitteln.
Das Gehalt setzt sich zusammen aus Bruttogehalt und eventuellen Zulagen. Aus diesen Gesamtkosten kann der Stundensatz ermittelt werden.
Ja, das ist möglich. Die Kosten für den Lehrbeauftragten können als Ausgaben in EXIST-Potentiale anerkannt werden.
Die Ergänzung des Arbeitsvertrages sollte eine (projektbezogene) Quote und/oder Stundenanzahl angegeben werden. Zum Führen von Stundennachweise bitte die Ausführungen unter Personalausgaben beachten!
Sollte eine elektronische Zeiterfassung vorhanden ist, dann kann auch eine Dokumentation hierüber erfolgen. Der Projektträger verlangt im Rahmen der Nachweisprüfung im Regelfall keine Stundenzettel.
Buchungsbelege, aus denen der Projektbezug erkennbar ist, sind zunächst ausreichend. Eine Vorlage der Unterlagen ist generell nicht erforderlich, es sei denn, sie wurden explizit vom Projektträger angefordert.
Einnahmen aus dem Vorhaben (siehe Anlage zum Zuwendungsbescheid "Weitere Nebenbestimmungen und Hinweise") können in Abstimmung mit PTJ für zusätzliche zielführende Aktivitäten im Vorhaben verwendet werden. Die Zuwendungssumme wird nicht gekürzt bzw. die Einnahmen nicht mit der Zuwendungssumme verrechnet. Das nachträgliche Vorsehen von Einnahmen ist im Einzelfall möglich, hier sollte Kontakt mit den Betreuern des Projektträgers aufgenommen werden.
Einnahmen aus dem Projekt müssen mit dem Projektträger abgesprochen werden. Insbesondere die Verwendung der Einnahmen muss vorher mit PTJ abgestimmt werden. Das Vorgehen hierbei ist mit den Betreuern des Projektträgers abzustimmen.
Die Reife der Teams und Start-ups die nach Deutschland kommen und ob sie bereits gegründet haben dürften hängt in erster Linie vom dem geplanten Betreuungs- und Akzelerationskonzept ab. Gründer/Teams in einer sehr frühen Phase benötigen sehr viel Betreuung in jeder Lebenslage (Re-location, Beratung, Aufenthaltstitel, Behördengänge, etc.). Diese werden in erster Linie auch eher das Ziel haben eine erste Finanzierung zur Entwicklung eines Prototypen und Businessplans zu bekommen. Sollten sie sich auf eines der EXIST-Förderprogramme bewerben wollen, dann dürften sie nicht gegründet haben. Sollten es bereits gegründete und weiter entwickelte Start-ups sein, die beispielsweise mit dem Ziel den europäischen Binnenmarkt zu adressieren nach Deutschland ge-holt werden, dann sind zum einen die Beihilferechtlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen und das Netzwerk muss auch in der Lage sein diesen Team einen Mehrwert zu verschaffen. Zusätzlich besteht dann die Herausforderung diese Teams mittel-, bis langfristig an den Standort zu binden.
Hier sollten sich regionale Partner gesucht werden, die das Netzwerk bei diesen Herausforderungen aktiv unterstützt. Die Entwicklung vollständig eigener Netzwerke und Lösungen ist sicherlich kapazitiv nicht abbildbar und auch nicht zu empfehlen.
Nein. Professuren fallen in die Zuständigkeit der Länder und sind auch schon in vorherigen Fördermaßnahmen nur über die Länder oder Stiftungen finanziert worden. Im Einzelfall kann eine Junior-Professur im Antrag (Potentiale heben) vorgesehen werden, sofern dies inhaltlich begründet und für den Erfolg des Vorhabens notwendig sowie der Projektbezug gegeben ist.
Befinden sich Gründerteams in der Förderung durch ein EXIST-Gründerstipendium, EXIST-Forschungstransfer oder eine andere Fördermaßnahme, dann sind weitere Ausgaben über EXIST-Potentiale nicht zuwendungsfähig. Räume können im Rahmen des Aufbaus eines "Gründerhauses" als Teil des Gesamtkonzeptes anerkannt werden. In der Vorgründungsphase und vor der Antragstellung im EXIST-Programm können Räume und Unterstützungsleistungen bereitgestellt werden (Siehe geldwerte Leistungen für Gründer oder Teams).
Nicht förderfähig sind Leistungen, die sich an bereits gegründete Unternehmen richten und damit eine Beihilfe darstellen. Förderfähig sind Incentives, wenn sie sich an die Gründer als natürliche Personen in der Vorgründungsphase richten und ein klarer Bezug zum Vorhaben gegeben ist.
Stipendien an Gründer sind nicht förderfähig. Es wird empfohlen sich auf gründungsbezogene Sachleistungen zu fokussieren.
Nein.
Dies scheint aus unserer Sicht ein Einzelfall zu sein. Hierfür ist der Antrag zur Teilnahme am Programm profi-online für das EXIST-Potentiale-Projekt zu prüfen. Bitte wenden Sie sich an Ihre Betreuer beim Projektträger.
Der Zuwendungsbescheid ist rechtskräftig, wenn kein Widerspruch seitens der Hochschule in der vorgesehenen Frist eingereicht wurde (siehe Rechtsbehelfsbelehrung im EXIST-Zuwendungsbescheid). Der Aufenthaltsstatus der GründerInnen ist hierbei nicht von Belang.
Die Anreizprämie kann frei verwendet werden. Dei Auszahlung erfolgt gemäß der Meilensteine in den Weiteren Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid. Im ZN/VN wird lediglich 1. Tranche Anreizprämie und 2. Tranche Anreizprämie ausgewiesen. Die Anreizprämie soll das Gründernetzwerk unterstützen. Fremdleistungen könnten durch externe Expertise erbracht werden, die nicht im Gründernetzwerk vorhanden ist und zur Qualifizierung der Gründerberater beiträgt.
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